KPI چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد و نحوه تعریف آن


هر کسب و کار، تیم و فردی بسته به حوزه فعالیت خود اهدافی برای دستیابی به آنها دارد. KPI یا Key Performance Indicator مخفف Key Performance Indicator است و معیاری برای سنجش موفقیت یک سازمان یا تیم در دستیابی به اهداف است. این شاخص می تواند عملکرد و موفقیت همه اعضا را بسنجد و کیفیت فعالیت آنها را بسنجد. دانستن اینکه در مسیر رسیدن به اهداف خود کجا هستید و چقدر از آنها فاصله دارید به شما کمک می کند تا این مسیر را برنامه ریزی کنید. KPI ها مثل استفاده از GPS است. شما محل (مقصد) خود را وارد می کنید و به شما می گوید که چقدر فاصله است و در حال حاضر کجا در جاده هستید.

KPI ها استراتژی و رشد را بهبود می بخشند، تاثیر آن بر عملکرد را بررسی می کنند و کیفیت تصمیم گیری را بهبود می بخشند و بر تصمیم گیری بهتر و انتخاب اهداف مناسب تر تمرکز می کنند. تعیین این اهداف باعث می شود مسیر درستی را برای دستیابی به آنها انتخاب کنید و در آن مسیر پیش بروید. KPIها همچنین کیفیت عملکرد اعضای تیم و تعامل آنها با یکدیگر را افزایش می دهند و به آنها کمک می کنند تا در جهت رسیدن به یک هدف تلاش کنند.

انواع KPI

انواع مختلفی از KPI وجود دارد. برخی از آنها برای بررسی عملکرد ماهانه یک تیم، برخی دیگر برای بررسی عملکرد یک فرد، برخی دیگر برای اهداف کوتاه مدت و برخی دیگر برای بررسی اهداف بلند مدت کل سازمان هستند. وجه مشترک همه این KPIها این است که به اهداف تعیین شده بستگی دارند.

به طور کلی، KPI ها به 4 دسته زیر تقسیم می شوند:

از نظر استراتژیک: این نوع KPI برای بررسی عملکرد سازمان و پیگیری اهداف آن است. مدیران هر سازمانی از این عامل برای بررسی وضعیت عملکرد کلیه بخش های سازمان و اهداف آن مانند میزان درآمد، فروش و موجودی محصول استفاده می کنند.

مدیر عامل: همانطور که از نامش پیداست، این شاخص کیفیت عملکرد را در دوره های زمانی کوتاهتر اندازه گیری می کند. این می تواند شامل فروش ماهانه یا هفتگی باشد.

عملیاتی: برخی از KPI ها برای بخش های جداگانه و مهم سازمان مانند بخش های مالی و فناوری اطلاعات تعریف شده اند. این معیارها را می توان به عنوان KPIهای استراتژیک و اجرایی نیز طبقه بندی کرد.

میزبان و عقب ماندن: ترکیب این دو شاخص می تواند در استراتژی تعریف کنید و عوامل مهم برای کمک به سازمان ها، همانطور که شاخص های تاخیر نشان می دهد و کل مسیر طی شده و فعالیت های انجام شده را بررسی می کند و رهبران نتایج آتی را پیش بینی می کنند.

چگونه KPI را برای کسب و کار خود تنظیم کنیم؟

تعریف شاخص های کلیدی عملکرد برای کسب و کار شما می تواند به افزایش کیفیت عملکرد و رشد تیم شما کمک کند. این در صورتی است که KPI مشخص شده به درستی تنظیم شده باشد. تعداد این شاخص ها به شما بستگی دارد و معمولاً معیار خاصی برای اینکه سازمان شما به چه تعداد KPI نیاز دارد وجود ندارد. هر KPI که شما را به اهدافتان برساند به تیم شما مرتبط است.

برای تعیین KPI مناسب، مراحل زیر را انجام دهید:

تعیین اهداف

قبل از هر مرحله دیگری، باید اهداف مورد نظر خود را مشخص کنید تا بتوانید KPI برای آنها تعریف کنید. برای این کار سوالات زیر را از خود بپرسید:

اهداف شما چه هستند

اهمیت این اهداف چیست؟

چه ارزشی به سازمان یا تیم شما اضافه می کنند؟

چرا به این اهداف نیاز دارید؟

تعیین هدف

وقتی هدف را مشخص کردید، برای آنها هدفی در نظر بگیرید. برای مثال ممکن است هدف شما افزایش فروش سایت باشد. در این صورت چقدر می خواهید بفروشید؟ چه درآمدی باید از سایت کسب کنید تا به شما بگوید به هدف خود رسیده اید؟

تعریف معیارهای اندازه گیری KPI تعریف شده

مهم ترین عامل برای یک KPI، اندازه گیری معیارهای آن است. معیارهای مختلفی را می توان برای KPI های مختلف تنظیم کرد، مانند درصد، درصد، نسبت و میانگین.

در این مرحله باید تصمیم بگیرید که چه معیارهایی را می خواهید برای KPI خود تعریف کنید تا بتوانید آن را بر اساس معیارهای تعریف شده در پایان کار اندازه گیری کنید.

تعیین مسیر

حال باید مسیر و استراتژی را برای اهداف تعیین شده تعیین کنید. این به شما کمک می کند مسیر رسیدن به هدف خود را دنبال کنید و پیشرفت KPI را در هر نقطه از مسیر اندازه گیری کنید.

فرد مسئول را شناسایی کنید

در نهایت، باید فردی را انتخاب کنید که مسئول اهدافی است که تعیین کرده اید. این شخص می تواند یک تیم یا حتی یک بخش کامل از سازمان باشد. تعیین فرد مسئول باعث افزایش نظم کاری می شود و در صورت لزوم اندازه گیری شاخص عملکرد کلیدی فرد مسئول را ممکن می سازد.

نشانگر تعیین شده باید SMART باشد

SMART یک معیار کیفی در تعیین KPI است که با رعایت آن می توان کیفیت شاخص تعیین شده را افزایش داد و آن را دقیق تر کرد. SMART مخفف اصطلاحات زیر است:

خاص: به معنای خاص و دقیق که بیان می کند شاخص تعیین شده باید مشخص و مشخص باشد.

قابل اندازه گیری: قابل اندازه گیری اگر KPI تعریف شده قابل اندازه گیری نباشد، موفقیت و پیشرفت آن قابل اندازه گیری نیست.

قابل دستیابی: در دسترس. اهداف و معیارهای تعیین شده باید قابل دستیابی باشند. به عنوان مثال، اگر کالایی در انبار موجود نباشد، نمی توانید هدف فروش بالایی را تعیین کنید.

عقلا: منطقی و واقع بینانه. چارچوب زمانی و عوامل تعیین شده باید معقول باشد. به عنوان مثال، اگر صاحب یک سایت فروشگاهی هستید که 50 فروش در ماه دارد، نمی توانید انتظار داشته باشید که در یک ماه آنها را به 1000 افزایش دهید.

مقید به زمان: بر اساس زمان. این بدان معنی است که شما باید چارچوب زمانی را برای دستیابی به اهداف خود در نظر بگیرید تا بتوانید در پایان KPI را اندازه گیری کنید.

نتیجه

KPI یا شاخص عملکرد کلیدی یکی از مهم ترین معیارها در سازمان ها است. نحوه تعیین و استفاده از این اندیکاتور ممکن است دشوار و پیچیده به نظر برسد، اما با شروع استفاده از آن، به سادگی آن پی خواهید برد. اگر تا به حال از KPI برای شرکت یا سازمان خود استفاده نکرده اید، بهتر است از شاخص های کوچک شروع کنید یا از یک متخصص کمک بگیرید.

دیدگاهتان را بنویسید